Välj kanal efter gästen, inte efter appen
I en svensk gästlista använder inte alla WhatsApp. Äldre släktingar läser ofta sms, en del av vännerna svarar snabbast i Messenger och kollegorna förväntar sig kanske ett mejl. Gäster från utlandet har däremot ofta WhatsApp.
Ni behöver inte välja en kanal för alla. Länken är densamma överallt, öppnas i webbläsaren utan app och visar alltid den senaste versionen. Skicka den från era egna telefoner och mejl, i den tråd där ni redan pratar med varje person.
Meddelanden att kopiera
Några egna rader gör att länken känns som en inbjudan och inte som en massnotis. Byt ut namn, datum och toastmaster – och skriv vilka som är bjudna, så att ingen behöver gissa om respektive eller barn ingår.
- Familjegruppen: Hej allihop! Här kommer inbjudan till vårt bröllop den 13 juni. Vigsel, middag och OSA finns i länken – svara gärna senast 1 maj. [länk] Kram, Lina och Sam
- Till ett par: Hej Anna och Erik! Vi gifter oss i sommar och skulle bli så glada om ni vill fira med oss. Allt om dagen finns här: [länk]
- Kollegor, via mejl: Hej! Vi gifter oss den 13 juni och vill gärna bjuda dig på middag och fest. Tider, klädkod och OSA finns i inbjudan: [länk]. Svara gärna senast 1 maj.
- Påminnelse: Hej! En liten påminnelse om OSA senast fredag. Vill du hålla tal? Anmäl det till vår toastmaster Johan – hur du når honom står i inbjudan. [länk]
- Till gäster utomlands: Hi Tom! We're getting married in Stockholm on 13 June and would love you to be there. Everything is in the invitation – tap EN for English: [link]
Familjegruppen – och när ni ska skicka en och en
Familjegruppen fungerar när alla i gruppen är bjudna och känner varandra. I en stor grupp ser alla varandras nummer, och det blir otydligt vilka inbjudan gäller. Skicka hellre ett meddelande per hushåll och skriv namnen.
Ni bestämmer hur många personer ett OSA-svar högst får gälla, men gränsen är densamma för alla svar. Därför är det namnen i meddelandet som säger om respektive och barn är bjudna.
Lägg inte länken i en stor grupp innan ni har betalat. Den kostnadsfria länken öppnas för de första 10 personerna; nya besökare därefter ser att inbjudan nästan är klar, tills ni betalar 467 SEK en gång. Sedan öppnas samma länk för alla.
Affischen för status och grupper
Till varje inbjudan kan ni gratis göra en affisch i stående format för WhatsApp-status: ert kuvert, era namn, datum, plats och en QR-kod till inbjudan, med texten på svenska. Den passar också i en grupp där ni inte vill skicka en länk till var och en.
Tills inbjudan är publicerad ser den som skannar koden att inbjudan nästan är klar. Den öppnas för alla så fort ni har publicerat.
Svar i chatten hamnar inte i listan
När någon svarar ”Vi kommer!” i chatten är det trevligt, men svaret hamnar inte i er gästlista. Tacka och be dem trycka på OSA i inbjudan, så kommer antal, specialkost och eventuellt behov av transport med.
Sätt sista svarsdatum i OSA-formuläret; dagen efter stänger det. Till dem som inte har svarat räcker en kort påminnelse med samma länk – skriv aldrig en lista över dem som saknas i en gruppchatt.