Invitati e conferme
RSVP matrimonio online: una risposta semplice per gli invitati, una lista sola per voi
Un RSVP online raccoglie le conferme dove gli invitati stanno già guardando la partecipazione: presenza, accompagnatori, menu e allergie finiscono in un’unica lista che si aggiorna da sé. Telefonate e risposte riferite dai parenti producono invece tre versioni diverse della stessa tabella.
A cura dei fondatori di Wedvite
Le domande giuste da inserire
- Partecipazione: Una scelta netta tra presente e assente, scritta con tono gentile ma non ambiguo.
- Numero di persone: Chiedetelo solo quando l’invito comprende davvero un accompagnatore o l’intero nucleo familiare.
- Menu e allergie: Separate la preferenza alimentare dalle allergie, così catering e location ricevono indicazioni utilizzabili.
- Più appuntamenti: Welcome dinner, cerimonia e brunch richiedono risposte distinte se non riguardano tutti gli ospiti.
- Trasporto: La richiesta della navetta è utile soltanto se percorso e orari sono già abbastanza definiti.
Come scegliere la scadenza
Partite dalla data entro cui location e catering chiedono il numero definitivo e anticipate la vostra scadenza. Vi servirà tempo per controllare risposte incomplete, cambi di programma e persone che non hanno aperto il link.
Scrivete la data accanto al pulsante di risposta, non soltanto in fondo alla pagina. Se la impostate nell’editor, il modulo si chiude il giorno successivo: il promemoria personale e breve, con lo stesso collegamento, va quindi mandato qualche giorno prima.
Che fare con chi non risponde
Distinguete due casi prima di insistere: chi non ha mai aperto il link e chi lo ha aperto senza rispondere. Il primo è un problema di consegna — messaggio finito in una chat sbagliata, numero vecchio, anziani che non usano il telefono — e si risolve con una telefonata o con un familiare che risponde per loro.
Il secondo è quasi sempre un rinvio. Un promemoria breve, individuale e senza rimprovero, inviato due o tre giorni prima della scadenza, di solito basta; chi risponde dopo la chiusura del modulo vi avvisa a voce. Considerate assente qualcuno solo dopo un contatto diretto, e comunicate il numero definitivo alla location soltanto quando l’elenco non cambia più.
Dalla conferma al tavolo
Controllate nomi doppi, accompagnatori non identificati e allergie poco chiare: sono i tre errori che arrivano fino al tableau. In Wedvite le risposte sono visibili nella dashboard ed esportabili in CSV.
Consegnate ai fornitori una sola versione, con la data dell’esportazione nel nome del file. Più copie dello stesso elenco in circolazione sono il vero motivo per cui a tavola manca un posto.
FAQ
Domande frequenti
Cosa significa RSVP?+
È l’abbreviazione del francese «Répondez s’il vous plaît», cioè «Si prega di rispondere». In italiano potete scrivere semplicemente «Conferma la tua presenza».
Gli invitati devono registrarsi?+
No. Aprono il link nel browser e rispondono direttamente dalla partecipazione, senza creare un account.
Possiamo chiedere allergie e menu?+
Sì. Usate domande distinte e formulatele in modo che ogni risposta possa essere attribuita alla persona corretta.
Possiamo esportare le risposte?+
Sì. La lista Wedvite può essere esportata in formato CSV per lavorarla in un foglio di calcolo o condividerla con la location.
Entro quando chiedere la conferma?+
Guardate la data in cui la location chiede il numero definitivo e mettete la vostra scadenza almeno una settimana prima. Per un matrimonio con molti ospiti da fuori regione o dall’estero, tre o quattro settimane di margine sono più realistiche.
Quanti invitati rispondono davvero online?+
Non pubblichiamo una percentuale: dipende dalla lista e da come il link viene inviato. Contano due cose verificabili — una scadenza scritta accanto al pulsante e un messaggio personale invece di un inoltro di gruppo.